Интегрировали Pimcore DAM для крупного производителя мебели, чтобы сократить затраты на цифровые активы

Клиент

Крупный российский производитель и ретейлер товаров для здорового сна (бренд занимает 48 % рынка), мебели и товаров для дома.

Производственные мощности компании находятся во Владимирской области и Новосибирске. Ассортимент клиента насчитывает более 500 млн позиций.

Проблема: клиенту приходилось переплачивать за повторное производство контента, а поиск нужных медиафайлов мог занимать до двух рабочих дней

С каждой из более чем 500 млн позиций в ассортименте клиента связаны десятки, а иногда и сотни digital-активов разного типа. Это могут быть фотографии товаров, видеоролики, рекламные материалы, некоторые типы документов. В отсутствие единой системы хранения и управления digital-активами эти ресурсы хранились в разных местах: на рабочих компьютерах сотрудников, на «Google Диске» сотрудников или в других облачных хранилищах.

Такой подход к хранению цифровой информации создавал несколько проблем для бизнеса.

1. Отсутствие общего масштабируемого хранилища для большого объёма файлов.
   ‍В год клиент обрабатывает, создаёт и сохраняет до 80 Тбайт различных медиа — это миллионы изображений, видео и других единиц контента. В отсутствие централизованного хранилища для такого объёма digital-активов сложно учитывать десятки возможных мест хранения медиафайлов внутри компании. Также важную роль играет возможность масштабирования хранилища: только в 2022 г. запущены более 580 новых ассортиментных позиций, а значит, растёт и количество медиафайлов.
2. Долгий поиск нужного контента.
   ‍Несмотря на то, что часть digital-активов компании централизованно хранилась в корпоративном облаке, возможности для поиска в нём были ограниченны. Например, чтобы найти фотографию товара, нужно было точно знать, под каким именем она сохранена в облаке, т. к. поиска по критериям или фильтров не предусмотрено.
3. Расходы на повторное производство контента.
   ‍Поскольку медиафайлы были рассредоточены в разных хранилищах, о точном количестве и содержании всех цифровых активов не знал никто в компании. Поэтому представители разных отделов (например, ретейл и маркетинг), не найдя нужных файлов, иногда повторно заказывали одни и те же съёмки — сложные и дорогостоящие.
4. Штрафы за некорректное использование фото и видео.
   ‍Иногда контент имеет ограничения по использованию, например фото с артистом нельзя использовать в некоторых регионах или контракт на использование роликов со «звездой» ограничен по времени. Но регламент использования таких файлов хранился отдельно от самих файлов. Поэтому подразделения клиента могли по незнанию использовать такие материалы после истечения срока действия контракта или в регионах, не перечисленных в договоре. По оценкам клиента, штрафы за использование таких материалов в рекламе составляли около 3,5 млн руб. в год.

Задача: интегрировать в контур компании единое хранилище для всех медиа с возможностью быстрого поиска

В рамках предпроектного этапа команда KT.Team вместе с клиентом сформулировала список требований к будущей системе хранения digital-активов:

• цифровые активы в хранилище должны быть доступны для внутренних и внешних пользователей;
• необходимо структурированное хранение всех активов в одном месте;
• сотрудники должны иметь возможность самостоятельно и быстро (используя поиск и фильтры) найти нужный контент;
• активы, которые устарели или предполагают какие-либо ограничения в использовании, должны иметь прикреплённое к ним описание ограничений;
• IT-отдел компании должен иметь возможность самостоятельно настраивать и обслуживать систему;
• скорость загрузки, скачивания, архивации файлов должна быть высокой.

Архитектура проекта

С учётом изначальных требований для интеграции было выбрано open-source-решение для управления цифровыми активами — Pimcore DAM. С помощью него можно хранить, искать и систематизировать цифровые активы компании. Кроме того, open-source-природа решения позволяет быстро настроить или разработать с нуля недостающий инструментарий системы.

Архитектура решения была разработана с учётом первоначальных задач заказчика. Для проекта команда KT.Team использовала Pimcore. Архитектура включает в себя сервер, где находится оркестратор Kubernetes для управления приложениями. Под управлением Kubernetes находятся Pimcore, RabbitMQ, Redis и Filebeat. Отдельным элементом архитектуры является файловое хранилище СХД (сокр. от «система хранения данных»). В проекте использовали именно этот тип хранилища, т. к. серверные диски, как самое безопасное решение, были закуплены клиентом ещё до старта проекта. Для сбора логов используется поисковый движок Elasticsearch.

После корректировки требований клиента к системе стало понятно, что некоторые элементы первоначально согласованной архитектуры не вполне подходят для новых вводных. Чтобы не просто хранить и искать медиа, а оперативно загружать, скачивать и архивировать файлы, в качестве хранилища вместо серверной СХД целесообразнее использовать облачную систему хранения данных S3. Реализация этих обновлений будет следующим этапом проекта.

От разработки MVP до выпуска продукта в промышленную эксплуатацию прошло около семи месяцев. При этом доработка системы по согласованию с заказчиком продолжается, и в планах команды — корректировка архитектуры продукта для повышения производительности.

Результат 1: реализовано масштабируемое хранилище медиафайлов с простой навигацией

Если раньше тысячи медиафайлов хранились в разных источниках, то теперь бо́льшая часть digital-активов располагается в едином хранилище — DAM.

Каждый файл привязан к конкретному артикулу из ассортимента клиента. Файлы снабжены тегами, которые позволяют конкретизировать результаты поиска.

В DAM-системе сотрудникам компании-клиента удобно искать файлы по настраиваемым атрибутам. Её можно легко масштабировать под больший объём контента за счёт подключения дополнительных ресурсов.

Результат 2: время поиска медиафайлов в системе сократилось с 16 часов до нескольких минут

До внедрения Pimcore DAM поиск нужных файлов мог занимать несколько рабочих дней. Сначала нужно было выяснить, кто из сотрудников мог потенциально быть ответственным за создание контента, потом понять, где именно контент был сохранён и можно ли снова получить к нему доступ. Если сотрудник, сохранивший контент, в этот момент был в отпуске или уволился, добраться до нужных файлов было практически невозможно. Так, маркетологам часто приходилось тратить много времени на поиск картинки в ущерб непосредственно продвижению и продажам.

Теперь файлы хранятся централизованно в одной системе — DAM. Найти их можно за несколько минут по индивидуально настроенным фильтрам с использованием личной учётной записи. Даже если материалы хранятся в разных папках, пользователи могут просматривать результаты поиска в одном окне.

Чтобы сделать работу клиента с подрядчиками более быстрой и удобной, команда KT.Team разработала функцию передачи материалов внешним пользователям по ссылке.

Результат 3: легко определить, есть ли готовый контент по товарной позиции

Из-за распределённого хранения медиафайлов раньше было сложно выяснить, какой контент есть по каждой из товарных позиций. Из-за этого иногда возникали ситуации, когда съёмку одного и того же товара с одинаковыми сюжетами заказывали несколько раз. Например, сначала — контент-менеджер направления, потом — отдел маркетинга, который не имел доступа к предыдущим файлам. Стоимость повторного производства — это разработка сценариев, работа фотографа, моделей, дизайнера, аренда студии…

С внедрением Pimcore DAM сотрудники любого отдела могут за несколько минут найти все медиафайлы, привязанные к линейке товаров или к конкретной позиции, просмотреть и выяснить, есть ли среди готовых файлов те, которые подходят под их цели. Это позволяет принимать решение о производстве медиафайлов только в случае реальной необходимости и сокращает издержки на повторное производство.

Результат 4: за счёт присвоения медиафайлам ограничений по использованию клиент экономит порядка 3,5 млн руб. в год

Клиент регулярно привлекает моделей и селебрити для съёмок. В обоих случаях компания заключает контракт, где оговорены временны́е и территориальные рамки использования фото и видео, а также допустимые носители. Например, «звезда» соглашалась на использование фото для рекламы в Интернете, а на лифлеты или буклеты — нет.

Контракты с условиями использования хранились отдельно от самих материалов. Поэтому иногда сотрудники клиента, не знающие об ограничениях к конкретной съёмке, использовали фото- и видеоматериалы уже после контрактного срока, в регионах, не прописанных в договорах, или на непредусмотренных носителях. До внедрения Pimcore DAM клиент тратил на штрафы за использование таких медиафайлов в своих рекламных кампаниях или соцсетях порядка 3,5 млн руб. в год.

Чтобы исключить случаи использования неактуальных медиа, KT.Team разработала систему статусов: «можно использовать», «ограниченное использование», «использование запрещено». Статус каждого цифрового актива отображается в результатах поиска. На карточке актива с возможностью ограниченного использования указан тип ограничения: по времени, способу использования, территории. Если ресурс запрещён к использованию, он автоматически помечается водяными знаками, а его выгрузка невозможна.

После запуска нового хранилища в промышленную эксплуатацию — с ноября 2022 г. — компания не получила ни одного подобного штрафа.