3 признака того, что вам пора задуматься о внедрении портала поставщиков

«Организация настолько хороша в своей деятельности, насколько это позволяют отношения с худшим из её поставщиков». Так пишет в исследовании SRM за 2023 год State of Flux, один из лидеров рынка консалтинга по построению цепей поставок.

Причем «худший» не обязательно означает, что поставщик регулярно не выполняет свои обязательства, косячит с качеством, объёмом и сроками. Ошибки могут быть на любой стороне взаимодействия, ведь с поставками работают люди. А люди, как известно, могут что-то упустить, пропустить или не так понять.

Часть проблем на своей стороне можно «вылечить» наймом дополнительных менеджеров и перераспределением нагрузки. Но не всегда масштабирование отдела закупок становится лучшим решением накопившихся проблем. В этой статье специалисты KT.Team расскажут о явных сигналах того, что компании пора автоматизировать взаимодействие с поставщиками с помощью портала поставщиков.

Что такое портал поставщиков?

Если очень кратко и упрощенно, то портал поставщиков на минималках — это комбинация  мессенджера и таск-менеджера, заточенная исключительно на взаимодействие с поставщиками. У портала есть две стороны: поставщика и отдела закупок.

Поставщик регистрируется на портале, передает документы, предлагает номенклатуру и сообщает обо всех изменениях с позициями в своем ассортименте. В своем личном кабинете он видит все документы и файлы, которые передал, и их статус. Получил ли партнёр данные, одобрил ли заявку и т.д. Помимо этого он видит и движение своих товаров: что и когда было поставлено, были ли рекламации и какие.

Менеджер отдела закупок видит в личном кабинете, какую информацию надо обработать, принять или передать в соответствующие системы. При этом портал поставщиков не заменяет процесс закупок, а только оцифровывает его часть — с этапами, их максимально допустимой длительностью, статусами, ответственными.

Статусы каждого события становятся управляемыми и понятными, каждый этап обработки документов получает конечную длительность.

Например, менеджер должен обработать обновленные цены на ассортимент поставщика в течение суток. И если он не успевает, то руководитель получает соответствующее уведомление.

По сути, то же самое можно делать и через электронную почту, но… 

Но почта менеджера, как правило, ломится от писем. Деловая коммуникация, уточнения, запросы информации, изменение статусов, информационные рассылки, образовательные рассылки, спам — в день приходят десятки писем и сотни сообщений в мессенджеры. В этом потоке информации легко запутаться и ещё легче — пропустить что-то.

Портал поставщиков концентрирует целевую информацию, отделяет ее от социальной коммуникации и делает более контролируемой.

Портал поставщиков можно развивать: интегрировать его с системами компании (например, WMS или ERP), внедрять дополнительные функции, настраивать отчеты для принятия управленческих и стратегических решений по организации закупок.

Портал поставщиков будет полезен ретейлерам, производственным и строительным компаниям, аптечным сетям, региональным администрациям — организациям практически любой сферы, деятельность которых подразумевает регулярные закупки.

Сколько стоит внедрение портала поставщиков?

Как и у любого IT-продукта, стоимость разработки портала поставщиков зависит от нескольких факторов:

• нужна ли разработка с нуля или в основе портала будет коробочный продукт (например, Magento);
• какие функции нужно внедрить уже на этапе MVP, а какие появятся позже;
• с какими системами нужно интегрировать портал.

Поэтому сказать с точностью до копейки, сколько именно будет стоить разработка, можно только после индивидуальной оценки. Но стартовая сумма за самый базовый набор функций — от 5 млн рублей.

Теперь точно пора: 3 признака

Понятно, что ни один бизнес не готов без оглядки отдать пять миллионов (или пятьдесят, если нужно закрыть большое количество функций) без уверенности в том, что внедрение IT-продукта принесет ценность. Избежать бессмысленных трат на разработку позволит самодиагностика по трём пунктам.

1. Вы теряете деньги из-за несвоевременного обновления цен на товары, комплектующие, материалы.

Как это происходит?

• Менеджер отдела закупок в ретейле вовремя не получил или не обновил цены поставщика. Как результат, ретейл продолжает продавать товар по старой цене, которая близка к закупочной и не обеспечивает минимальной маржинальности.
• Производитель изменил отпускные цены на нержавеющую сталь 1.4025 (марка приведена для примера), но из-за несвоевременного оповещения об этом отпускные цены завода на изделия из этой стали оказались близки к себестоимости.

Причины таких ситуация чаще всего находятся в коммуникационном поле. Например, менеджер пропустил письмо, потому что был занят «тушением пожаров» в других срочных закупках. Или пришёл нечитаемый файл. Или выгрузка файла с новыми ценами в системы компании прервалась, а менеджер в запарке не перепроверил это. Причин может быть множество, результат один — упущенная выгода.

2. Вы получаете негативные отзывы от покупателей: товар в реальности выглядит не так, как в интернет-магазине.

Представьте: покупатель заказал дворники для автомобиля в прозрачном блистере, а получил дворники в синей пластиковой коробке. Естественно, это вызовет у него вопросы: правильный ли это товар? не прислали ли мне более дешевый аналог? а может, это вообще подделка? Хотя товар - тот же самый, просто производитель сменил упаковку.

Другой кейс: уже середина марта, а у вас в интернет-магазине по-прежнему выставлены фото конфет в новогодней упаковке. С точки зрения покупателя, вы продаёте залежалый товар с истекающим сроком годности — хотя на самом деле новогодняя партия давно закончилась, а на складах у вас коробки, произведенные пару недель назад.

Актуальные фото для интернет-магазина или не запросили у поставщика, или просто не успели пока загрузить на e-comm-площадку. Но покупатель не будет разбираться в таких тонкостях — он или не купит «залежалый» товар, или оставит отзыв максимум на три звезды «прислали не то, что я заказал».

В рамках взаимодействия на портале поставщиков, партнеры могут оперативно информировать ретейлера об обновлении контента, связанного с товаром. А интеграция такого портала с DAM-системой позволяет менеджерам ретейлера в пару кликов бесшовно встраивать новые медиа-файлы в любые внешние сайты и еком-площадки. 

3. Вы регулярно сталкиваетесь с рассинхронизацией закупок, логистики и производства

Формулировка довольно расплывчатая. На практике же эта рассинхронизация может привести к тому, что:

• важный заказ в производственной компании оказался под угрозой. Отдел закупок заказал тару меньшего размера, крепеж с неправильным шагом или недостаточно подшипников для производства изделий;
• первую партию товара от поставщика не получается разместить на складе. Машина уже приехала, но у логистики не хватает данных, чтобы принять ее. Нет информации о размерах упаковки, свободном месте на складе, условиях хранения.

С порталом поставщиков вероятность таких ситуаций существенно уменьшается. Все требования по материалу, количеству, характеристикам, складскому размещению собраны в едином окне. А в случае нехватки данных можно отправить запрос поставщику – он получит уведомление с высоким приоритетом, что ускорит решение вопроса. 

Какие еще факторы могут сигнализировать, что стоит задуматься о внедрении портала поставщиков? 

‍

• Вы работаете более чем с 10-20 активных поставщиков.
• С каждым поставщиком взаимодействуют три или больше менеджеров (в рамках одной закупки или на протяжении жизненного цикла).
• Одна (или все) из трёх ситуаций выше повторялись неоднократно в последние несколько месяцев. 

Какие выгоды получает бизнес от внедрения портала поставщиков? 

1. Закупки проще организовывать

Портал поставщиков автоматизирует процесс создания заявок на поставку с учетом лимитов ретейлера. Это исключает долгие согласования объёмов поставок. Автоматизация также исключает возможность ошибки из-за человеческого фактора.

2. Закупками проще управлять

Автоматизация закупок делает процесс более прозрачным: историю отношений с поставщиком легко отследить. Если любой менеджер выпадет из рабочего процесса, любое из требований (к материалам, комплектующим, размещению на складе) изменится — не придётся вручную перестраивать отношения отдельно с каждым из поставщиков.

3. Нет риска зависимости от одного поставщика

Автоматизация работы с поставщиками позволяет увеличивать их количество без ущерба для эффективности бизнес-процессов. Чем больше потенциальных поставщиков, тем шире выбор товаров и больше выгодных предложений. Вам проще выбрать поставщика с более выгодными условиями, сроками, меньшим количеством брака и т.д.

4. Прогнозировать закупки проще

Автоматизация работы с поставщиками позволяет ретейлеру легче и эффективнее выстраивать долгосрочные отношения с ними и получать более полную информацию о текущих возможностях конкретного поставщика. А следовательно, прогнозировать его потенциал в будущем и учитывать это при планировании ассортимента. ‍

5. Проще управлять контентом о товарах

Товарные характеристики и фото однократно заводятся менеджерами и после этого подгружаются автоматически при клике на определенный товар. Менеджеры по закупкам могут перераспределить свое время и акцентировать внимание на обработке предложений поставщиков по расширению ассортимента. Управление контентом можно упростить еще больше, если использовать в качестве основы для портала поставщиков систему с функциями PIM. Так, например, сделала сеть «Фикс Прайс»→: портал поставщиков у этой компании построен на основе Pimcore→.

Узнали в статье проблемы, с которыми сталкиваются ваши отделы закупок или производство? Свяжитесь с нашим экспертом по внедрению портала поставщиков.